Günümüzde teknolojinin gelişimiyle birlikte iş dünyasında dijital dönüşüm hız kazanmış, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve diğer elektronik araçlarla personel süreçlerinin yürütülmesi yaygın hale gelmiştir. Bu yöntemler, bordroların gönderilmesi, izin süreçlerinin takip edilmesi, yıllık izin planlaması gibi işlemleri hızlandırmakta ve iş süreçlerini daha verimli hale getirmektedir. Ayrıca, işverenler açısından ciddi zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken, kağıt kullanımını azaltarak çevre dostu bir çözüm sunmaktadır.

Her ne kadar bu sistemler iş süreçlerinde kolaylık sağlasa da hukuki açıdan bazı tartışmaları beraberinde getirmektedir. Özellikle, işçiye imzalatılan belgelerin geçerliliği, KEP veya diğer elektronik araçlarla düzenlenen dokümanların ıslak imza yerine geçip geçemeyeceği konularında farklı yorumlar bulunmaktadır.

Usulüne uygun olarak düzenlenen ve personel tarafından ıslak imzalanan belgelerin aksi ancak yazılı delil ile ispatlanabilmektedir. Başka bir ifadeyle, personel ıslak imza atmadığı belgeler için tanık beyanlarıyla ispat imkanı varken, ıslak imzaladığı belgelerin aksini yazılı delil ile ispat etmesi beklenmektedir. Ancak, elektronik ortamda gerçekleştirilen onay süreçleri – örneğin KEP, zaman damgası, iki faktörlü doğrulama veya elektronik onay sistemleri – klasik anlamda bir ıslak imza ile eşdeğer kabul edilip edilmeyeceği konusunda hukuki tartışmalar bulunmaktadır. Çeşitli mevzuatlar da ıslak imzanın zorunlu olduğunu açıkça belirtmektedir. Nitekim İş Kanunu’nun Ücret Hesap Pusulası başlıklı 37. maddesi aşağıdaki şekildedir;

“Madde 37- İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.”

Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun Kurumca Verilecek İdari Para Cezaları başlıklı 102 maddesinde ise aşağıdaki şekilde bir düzenleme bulunmaktadır;

5) İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

Diğer taraftan da Vergi Usul Kanunu’nun Ücret Bordrosu başlıklı 238. maddesi de aşağıdaki şekildedir;

Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malümat yazılır.

Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.); ……

Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır.

Bu hükümler, personel süreçlerinde imzalı belgelerin yasal gereklilik taşıdığını ve elektronik sistemlerin tam anlamıyla bu yükümlülüğü karşılamadığına işaret etmektedir ve hatta bu süreçlere uyulmaması halinde idari para cezaları öngörülmektedir.

Dolayısıyla mevzuatın ıslak imza öngörmesine karşın bu hizmeti sunan şirketler tarafından aksi yöndeki yerel mahkeme kararları, Çalışma Genel Müdürlüğü’nün ve Sosyal Güvenlik Merkezi’nin bilgi yazıları ve hatta hukuki mütalaa sunulmakta ve sürecin elektronik ortamda yürütülebileceği belirtilmektedir. Ancak her ne kadar bu yönde yerel mahkeme kararları bulunsa da bunun bir içtihat haline gelmediğini ve henüz üst derece mahkemeleri tarafından kabul edilmediğini söylemek mümkündür. Zira Samsun Bölge Adliye Mahkemesi 8. Hukuk Dairesi 22.06.2023 tarihinde 2023/349 Esas sayılı kararında KEP ile gönderilen bordroların imzalı sayılmayacağını aşağıdaki şekilde belirtmiştir;

“Yine müşterek tanık beyanlarına göre davacının çalıştığı ubgt günleri tespit edilmiş, 2020/1e kadarki tüm bordrolar imzalı ve tahakkuklu olduğundan bu dönemler dışlanmış; sonrası için ise yapılan tahakkuklar hesaplamadan mahsup edilmiş ve ödendiği işverence ispatlanamadığından ve KEP ile gönderilen bordrolar imzalı sayılmayacağından davacının davasının taleple bağlı kalınarak kabulüne karar vermek gerekmiştir."

Benzer şekilde, Yargıtay kararlarında da işçinin imzasını taşıyan bordronun aksi ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğinde olduğu belirtilmiştir. Bordronun imza içermemesi durumunda ise personel çalışmasını her türlü delille ispat edebilecektir. Dolayısıyla Yargıtay kararlarında doğrudan KEP sisteminden bahsedilmemişse de ıslak imzanın ispat yükü açısından arandığı görülmektedir. Bazı yerel mahkemeler KEP veya diğer elektronik yöntemlerle imzalanan belgeleri geçerli kabul etse de bu durum henüz içtihat haline gelmemiştir ve üst mahkemeler tarafından kesin olarak kabul edilmemiştir.

Sonuç itibariyle de KEP ve diğer elektronik araçların personel süreçlerinde sağladığı kolaylık tartışılmaz bir gerçektir. Ancak, mevcut mevzuatın teknolojik gelişmelerin gerisinde kalması, bu tür sistemlerin yaygınlaşmasının önündeki en büyük engellerden biridir. İşverenler, KEP veya diğer elektronik imza sistemlerini kullanarak süreçleri dijitalleştirmek istese de mevzuatta açıkça ıslak imza zorunluluğu getirmesi ve yargı kararlarında da bu ıslak imzanın aranması nedeniyle bu sistemlerin tam anlamıyla hukuka uygun olduğunu söylemek mümkün değildir. Yalnızca kurum maliyeti yüksek olan güvenli elektronik imzanın veya mobil imzanın ıslak imzanın yerine geçebileceğini söylemek mümkündür. Bunun dışındaki elektronik araçların kullanılması hukuki uyuşmazlıklarda işverenlerin ispat yükünü yerine getirememesine ve mağdur olmasına neden olabilecektir.

Herhangi bir sorunuz olması halinde bize her zaman ulaşabilirsiniz.

Gülbenk & Kavlakoğlu Hukuk Bürosu