1- İşçiye ait kimlik bilgileri ( İş Kanunu md. 75)
2- İş başvuru formu, diploması, sahip olduğu belgeler
3- İşe giriş bildirgesi ( 5510 md.8) İşçi tarafından imzalanacaktır.
5- Yabancı uyruklu işçi ise çalışma izni
6- Her ay işçiye verilmesi zorunlu olan ücret hesap pusulası ( İ.K. md.37) İşçinin imzasını taşıyan ücret hesap pusulası örneği dosyada olmalıdır.
7- Fazla çalışma onay belgesi: 2018 yılından önceki yıllar için bu onay her yılbaşında işçilerden yazılı olarak alınmış olmalı, 2018 itibari ile sözleşmede fazla çalışma onayı bulunması, sözleşmede yoksa bir defaya mahsus ayrıca alınması yeterlidir (İ.K. md.41, Yönetmelik md. 9)
8- Ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışmaya onay belgesi. İş sözleşmesinde bu onay varsa ayrıca alınmasına gerek yoktur. ( İ.K. md.44)
9- İşe giriş sağlık raporu ve periyodik muayenelere ilişkin raporlar
10- 18 yaşından küçük çalışan varsa ebeveyninin muvafakat namesi (İşyerinde çalışan genç işçinin özlük dosyasında ebeveynlerinin muvafakat yazısı bulunmamaktadır.)
11- Hamile olan kadın işçilerin doğumdan önce 3 hafta kalıncaya kadar çalışması halinde, 3 hafta kalana kadar çalışabileceğine ilişkin doktor onayı ( İ.K. md.74)
12- Yıllık ücretli izinleri gösteren ve işçinin imzasını taşıyan izin kayıt belgesi( İ.K. md.56) Uygulamada işverenler yıllık ücretli izin defteri ya da izin kartı tutmakta olup bunların düzenli tutulması ve işçiye imzalatılması gerekir.
13- Çalışma belgesi: İş akdi sona erdiğinde işçiye verilmesi zorunlu olan, işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren belgedir. İşçiye verilen çalışma belgesinin bir örneği işçinin teslim aldığına ilişkin imzası alınarak dosyasında saklanır.( İ.K. md.28)
14- İşten ayrılma bildirgesi ( 4447 SY md.4, 5510 md.9)
15- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin yapıldığını gösteren belgeler
16- İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler
17- İşçiye çalışma süresince yapılan bildirimler, savunma istenmiş ise istem yazısı ile verilen savunmalar
18- İşçinin terfisi ile ilgili belgeler, iş şartlarında değişiklik varsa buna ilişkin anlaşma/ muvafakat belgeleri
19- Fazla çalışma karşılığında serbest zaman kullanmak isteyen işçilerin istekte bulunduğuna ilişkin dilekçeleri, serbest zaman kullanım çizelgeleri( işçiler imzalamış olmalıdır)
20- İşçinin her türlü izin talep dilekçeleri (ücretli, ücretsiz vs)
21- İşçinin geçici iş göremezlik durumuna ilişkin istirahat raporu örneği
22- İş sözleşmesinin feshine ilişkin belgeler, bildirimler
23- İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye yapılan ödemeleri gösteren belgeler, ibraname.
24- Kümülatif vergi matrahı uygulamasına ilişkin işçinin varsa talep yazısı. (311 nolu GV Tebliği)
